Executive Assistant (m/w/d)

Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein. Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren. Aufgaben Executive & Administrative Support Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung) Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen Unterstützung in parallel laufenden Initiativen Kommunikation & Schnittstellenmanagement Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg Inhaltliche & organisatorische Unterstützung Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement) Effizienz & Struktur Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst Qualifikatio